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French version follows. / Français à suivre.
Background ( see related FAQ)
On May 31 (approx. 10 PM ET) we started the planned transition from our membership renewal phase to open registration. MyScouts was unavailable for renewals during this time period.
As part of this transition, there was a capacity adjustment in MyScouts to ensure that existing members who are registered until the end of December but have not yet renewed, had their spot reserved.
For the majority of Sections this calculation worked perfectly, however there were approximately 250 Sections who were already over set capacity which resulted in the system increasing their capacity higher than it should have been.
As part of our response to the issue, we have sent emails to all affected Groups and Sections, as well as waitlist parents who received an invitation in error.
The following is messaging and draft communications that echo what we have sent, and which you can use in responding to any questions you may receive.
- The June 1 capacity issue has been identified and fixed.
- Families whose waitlist invitations were sent in error and subsequently cancelled have been contacted.
- Waitlist positions remain protected for families who received invitations in error.
- Groups should continue to manage their Sections based on what capacity they can safely and realistically support.
- The system is intended to support, not override, local decisions about capacity.
- Scouts Canada continues to monitor MyScouts and provide support where needed.
E-Mail Templates
MESSAGE:
Dear (First Name),
Recently, you received an email inviting you to register your youth in Scouting within the Section you are on the waitlist to join.
Unfortunately, due to a system error, this invitation was sent prematurely and did not reflect actual space available within that Section. We apologize for any confusion or frustration this may have created for your family. We are currently reviewing our system to ensure the accuracy of our communication to families moving forward regarding registration spaces.
What this means for you:
✅ The link provided is no longer active for you to complete registration.
✅ Your youth’s original place on the waitlist remains secure.
✅ When a space is available in the Section you wish to join, you will be notified and receive new information about how to complete registration.
✅Should you wish to register sooner, becoming a volunteer is a great way to increase capacity for new members, meaning your youth moves to the top of the waitlist and more youth in your community can discover adventure with Scouts.
We know many families are eager to join Scouts and it is our goal make sure everyone has the opportunity to join local Groups and Sections as soon as capacity allows, and to ensure they can have safe, positive, and rewarding Scouting experiences.
We thank you for your patience and your continued interest in Scouting.
For questions or assistance, please contact the Scouts Canada Support Centre.
— Scouts Canada
Dear [NAME],
Thank you for your interest in joining [Group/Section].
We saw you recently registered from the waitlist as part of the June 1 open registration period. We regret to inform you that the invitation you received was sent in error and our [GROUP/SECTION] does not have space available at this time for those on our waitlist.
After looking into options within our [GROUP/SECTION], we are unfortunately unable to enrol your youth at this time, and apologize if this has created disappointment or frustration. Please be assured that your youth’s position on the waitlist has been restored, and space should become available in the future.
We would like to provide you with a few options for support, or potential solutions you can explore.
- Option #1: Become a volunteer and make space for your youth as soon as you've completed your training and screening
Becoming a volunteer increases capacity for new members, meaning your youth moves to the top of the waitlist and more youth in our community can discover adventure with Scouts.
- Option #2: Join another local Scouting Group with space available
We can connect you to our Group Commissioner who can explore alternate local Groups who may have capacity to take on an additional youth. They can then initiate a Participant Group Transfer Request to the Support Centre.
- Option #3: Request a refund and remain on the waitlist
If you would like to stay on the waitlist for our [GROUP/SECTION], please Request a Refund via the Scouts Canada Support Centre and explicitly request for your youth to be placed back on the waitlist. When a space becomes available for your youth in our Section, you will be notified and receive information on how to complete registration.
We appreciate your interest in joining Scouts as part of [GROUP/SECTION]. It is our goal make sure everyone has the opportunity to join as soon as capacity allows, and to ensure they can have safe, positive, and rewarding Scouting experiences.
We thank you for your patience and your continued interest in Scouting.
For questions or assistance, please contact the Scouts Canada Support Centre.
— [NAME]
Contexte
Le 31 mai (vers 22 h HE), nous avons amorcé la transition prévue entre la période de renouvellement des adhésions et l’ouverture des inscriptions. Pendant cette période, MyScouts n’était pas accessible pour les renouvellements.
Dans le cadre de cette transition, un ajustement des capacités a été effectué dans MyScouts afin de réserver la place des membres actuellement inscrits jusqu’à la fin décembre, mais qui n’avaient pas encore renouvelé leur adhésion.
Pour la grande majorité des sections, ce calcul a fonctionné correctement. Toutefois, environ 250 sections étaient déjà au-dessus de leur capacité prévue. Dans ces cas, la formule a produit des ajustements imprévus qui ont eu pour effet d’augmenter la capacité affichée au-delà de ce qu’elle aurait dû être.
Dans le cadre de notre réponse à cet incident, nous avons communiqué par courriel avec tous les groupes et sections touchés, ainsi qu’avec les parents inscrits sur la liste d’attente qui ont reçu une invitation par erreur.
Vous trouverez ci-dessous les principaux messages et modèles de communication qui reprennent les informations transmises et qui peuvent être utilisés pour répondre aux questions que vous pourriez recevoir.
Messages clés
- Le problème de calcul des capacités survenu le 1er juin a été identifié et corrigé.
- Les familles dont leurs invitations à la liste d'attente ont été envoyées par erreur puis annulées ont été contactées.
- Les familles qui ont reçu une invitation par erreur conservent leur place d’origine sur la liste d’attente.
- Les places actuellement affichées pour l’inscription reflètent maintenant les disponibilités réelles.
- Les groupes doivent continuer à gérer leurs sections selon leur capacité réelle à accueillir les jeunes de façon sécuritaire et durable.
- Le système vise à soutenir les décisions locales en matière de capacité, et non à les remplacer.
- Scouts Canada continue de surveiller la situation et d’offrir du soutien au besoin.
Modèles de courriel
#1 – Réponse aux parents sur la liste d’attente qui ne se sont pas inscrits ou qui ne peuvent plus utiliser leur lien d’inscription
Bonjour [NOM],
Merci de votre intérêt à joindre [GROUPE/SECTION].
Vous avez récemment reçu un courriel vous invitant à inscrire votre enfant dans la section pour laquelle vous êtes actuellement sur la liste d’attente. Malheureusement, en raison d’une erreur de calcul dans le système MyScouts, cette invitation a été envoyée prématurément et ne reflétait pas les places réellement disponibles dans notre [GROUPE/SECTION].
Nous sommes donc désolés de vous informer que nous ne sommes pas en mesure d’accueillir votre enfant pour le moment et que le lien d’inscription n’est plus valide. Nous nous excusons sincèrement pour la déception ou la frustration que cette situation a pu causer.
Ce que cela signifie pour vous :
✅ Le lien d’inscription n’est plus actif pour le moment.
✅ La place initiale de votre enfant sur la liste d’attente est maintenue.
✅ Lorsqu’une place se libérera dans notre section, vous serez avisé et recevrez les instructions nécessaires pour procéder à l’inscription.
✅ Si vous souhaitez inscrire votre enfant plus rapidement, devenir bénévole est une excellente façon d’aider à augmenter notre capacité d’accueil. Cela permet de créer davantage de places pour les jeunes et donne également à votre enfant une priorité sur la liste d’attente.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez au Scoutisme au sein de [GROUPE/SECTION]. Notre objectif est d’offrir à chaque jeune la possibilité de participer dès que la capacité le permet, tout en assurant une expérience sécuritaire, positive et enrichissante.
Merci de votre patience et de votre intérêt continu envers le Scoutisme.
Pour toute question ou demande d’assistance, veuillez communiquer avec le Centre de soutien de Scouts Canada.
— [NOM]
#2 – Avis aux parents qui se sont inscrits à partir de la liste d’attente, mais que la section ne peut pas accueillir
Bonjour [NOM],
Merci de votre intérêt à joindre [GROUPE/SECTION].
Nous constatons que vous avez récemment inscrit votre enfant à la suite d’une invitation reçue lors de l’ouverture des inscriptions du 1er juin. Nous regrettons toutefois de vous informer que cette invitation a été envoyée en raison d’une erreur du système MyScouts et ne reflétait pas les places réellement disponibles dans notre [GROUPE/SECTION].
Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure d’accueillir votre enfant pour le moment. Nous nous excusons sincèrement pour la déception ou la frustration que cette situation a pu occasionner.
Nous souhaitons toutefois vous proposer quelques options :
- Option 1 : Joindre un autre groupe scout à proximité
Nous pouvons vous mettre en contact avec notre commissaire de groupe afin d’explorer les groupes locaux qui disposent encore de places disponibles. Si une place est disponible, un transfert pourra être demandé auprès du Centre de soutien.
- Option 2 : Demander un remboursement et conserver votre place sur la liste d’attente
Si vous souhaitez demeurer sur la liste d’attente de notre [GROUPE/SECTION], veuillez faire une demande de remboursement par l’entremise du Centre de soutien de Scouts Canada et indiquer clairement que vous souhaitez que votre jeune soit replacé(e) sur la liste d’attente. Lorsque qu’une place se libérera dans notre section, vous serez avisé(e) et recevrez les instructions pour compléter l’inscription.
- Option 3 : Devenir bénévole et contribuer à créer davantage de places
Si vous souhaitez que votre enfant puisse participer plus rapidement, devenir bénévole est une excellente façon de nous aider à augmenter notre capacité d’accueil. Cela permet à davantage de jeunes de vivre l’aventure scoute et donne également à votre enfant une priorité sur la liste d’attente.
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez au Scoutisme au sein de [GROUPE/SECTION]. Notre objectif est d’offrir à chaque jeune la possibilité de participer dès que la capacité le permet, tout en assurant une expérience sécuritaire, positive et enrichissante.
Merci de votre patience et de votre intérêt continu envers le Scoutisme.
Pour toute question ou demande d’assistance, veuillez communiquer avec le Centre de soutien de Scouts Canada.
— [NOM]